DESIGN ORGANISASI

 DESIGN ORGANISASI

Dalam mendesain organisasi paling tidak ada 4 hal dasar yang harus diperhatikan yaitu:

1. Pembagian kerja (division of labor)

2. Pendelegasian wewenang (authority delegation)

3. Pengelompokan tugas (departmentalization)

4. Rentang kontrol (span of control)

setelah dasar-dasar tersebut diambil maka selanjutnya adalah bagaimana masing-masing dapat berkoordinasi satu sama lain, mekanisme tersebut dilakukan dengan lima cara yaitu:

1. Mutual Adjustment yaitu proses komunikasi informal yang sederhana

2. Direct Supervision, yaitu supervisi langsung berupa penjelasan dari atasan atau supervisor atau yang sudah berpengalaman ke bawah.

3. Work Process Standardization, yaitu standarisasi proses (SOP dan IKER)

4. Standardization of Output, yaitu standarisasi hasil dari pekerjaan.

5. Standardization of Skill yaitu standarisasi kemampuan dan kapabilitas yang dimiliki

Menurut tugas dan fungsinya masing-masing individu atau kelompok dalam organisasi dapat dibagi ke dalam:

1. Strategic Apex yakni bagian yang berfungsi sebagai top management/direktur ke atas/pimpinan/kepala dari semua aktivitas organisasi.

2. Operating Core yaitu individu atau kelompok yang bertugas sebagai pelaksana operasional atau yang melakukan pekerjaan-pekerjaan dari organisasi

3. Middle Line, yaitu individu atau kelompok yang menjembatani strategic apex dan operating core

4. Technostructure yaitu kelompok peneliti, analis, penyusun standar operasional, kelompok ini atau individu ini keliling pada semua bagian dalam menyusun sop tersebut.

5. Support Staff, yaitu individu atau kelompok yang memfasilitasi  strategic apex, operating core, middle line dan technostructure dalam memfasilitasi sarana dan prasarana yang dibutuhkan dalam menunjang jalannya organisasi.

Proses pengambilan keputusan melewati lima tahapan yaitu:

1. Mengumpulkan informasi

2. Memproses informasi untuk memberi rekomendasi

3. Memilih alternatif tindakan yang bisa diambil

4. Memberi otorisasi untuk melaksanakan tindakan yang dipilih

5. Melaksanakan tindakan

Lima Model Struktur Organisasi (Mintzberg)

1. Simple Struktur, bentuk organisasi yang paling sederhana, penetapan langsung dari pimpinan teratas dan secara langsung, model pembagian pekerjaan serabutan dan semi terkontrol. Simple Structure ini merupakan bentuk organisasi yang cocok dengan kondisi yang sifatnya juga simple, tetapi bisa sekaligus dinamis.

2. Machine Bureaucracy, bentuk organisasi yang sangat rapi dengan terspesialisasi, tugas-tugas rutin, prosedur kerja, aturan, formalitas komunikasi di seluruh bagian. Kondisi yang cocok untuk Machine Bureaucracy adalah lingkungan yang stabil dan sederhana.

3. Professional Bureaucracy, mekanisme melalui standarisasi keterampilan dan diberikan kewenangan yakni mereka merekrut ahli dibidangnya dan memberikan kewenangan untuk menjalankan operasionalnya. Lingkungan yang cocok adalah yang bersifat kompleks tetapi stabil.

4. Divisionalized form adalah bentuk organisasi yang di design sesuai dengan basis konsumen, wilayah maupun pendapatan. Lingkungan yang cocok adalah lingkungan yang tidak terlalu kompleks dan tidak terlalu dinamik, atau mirip dengan lingkungan yang cocok untuk model machine bureaucracy.

5. Adhokrasi, struktur yang sangat organik, minimal formalisasi, spesialisasi pekerjaan yang tinggi berdasarkan pendidikan formal dan keahlian, dan fokus pada proyek2 khusus, koordinasi ke semua bagian, fungsional, dan lingkup tertentu. Kondisi lingkungan yang membutuhkan model adhocracy ini adalah lingkungan yang kompleks dan dinamis.

Desain organisasi, ada 4 macam hal yang perlu diperhatikan

1. Membagi pekerjaan yang kompleks menjadi pekerjaan yang lebih simpel (spesialisasi)/Division of labor.

2. Membagi kewenangan dalam jabatan-jabatan yang telah dibentuk. Kewenangan termasuk hak untuk memutuskan dan memerintah  (Authority delegation)

3. Melakukan pengelompokan pekerjaan-pekerjaan sejenis/setipe (Departmentalization)

4. Menentukan jumlah Keefektifan suatu kelompok kerja (span of control)