Perilaku dan Teori Organisasi
Summary: Dr Ari Ambarwati (MNC Publishing, 2018)
(Bahasan Buku: Ruang Lingkup Organisasi, Teori Organisasi, Efektivitas Organisasi, Karakteristik Individu dan kelompok, Struktur Organisasi, Budaya Organisasi, Iklim Organisasi)
Pendapat beberapa ahli mengenai organisasi antara lain Stoner mengatakan organisasi adalah suatu pola hubungan antara individu-individu di dalamnya untuk mencapai tujuan bersama dengan suatu arahan untuk mencapai tujuan tersebut. James D Mooney juga menekankan sebuah perserikatan antara manusia untuk mencapai tujuan. Chester Barnard dalam buku "The Executive Function" organisasi adalah sistem kerjasama antara dua orang atau lebih dan Stephen P. Robbins menyatakan organisasi adalah suatu entitas sosial yang teridentifikasi yang bekerja untuk mencapai tujuan.
Sebuah istilah Organisasi dirumuskan dengan suatu ikatan sosial dan kerjasama yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama baik tujuan itu langsung maupun tidak langsung, tujuan organisasi tentu di bangun atas dasar tujuan pribadi individu di dalamnya, hal ini lah yang menjadi sebuah motivasi dalam bekerja sama mencapai tujuan dan menjadi sebuah organisasi. Paul Petersin dan Thomas Zimmer menyebutkan Organisasi adalah kumpulan orang-orang yang bekerja sama mencapai tujuan tertentu.
Organisasi yang secara tradisional digambarkan sebagai sebuah wadah bagi kelompok sosial atau individu-individu yang bekerjasama dimana untuk mencapai cara yang efektif dan efisien dibuatlah kelompok-kelompok yang saling berkoordinasi, dalam arahan yang jelas sehingga tidak tumpang tindih yang mampu menciptakan efisiensi dan efektifitas, dalam praktik tradisional kita sering melihat suatu organisasi dalam bentuk formal yaitu memiliki ketetapan tertulis yang menjelaskan organisasi tersebut seperti AD ART organisasi, kemudian terdapat struktur dalam organisasi, fungsi pekerjaan dan koordinasi serta kejelasan-kejelasan lainya yang memberikan efisiensi dan efektifitas individu dalam proses kerjasama mencapai tujuan.
Secara umum organisasi tentu terdiri dari subjek-subjek yaitu manusia-manusia yang menjadi unsur tak terpisahkan dari subjek, karena subjek dapat juga badan hukum-badan hukum yang saling bekerja sama tetapi di dalam badan hukum tentu terdiri dari manusia-manusia yang menyusun organisasi badan hukum tersebut. Unsur Kedua adalah kerjasama yaitu perbuatan individu yang saling bersepakat dalam mengerjakan suatu pekerjaan yang telah di setting untuk mencapai tujuan, karena organisasi merupakan cara terbaik dan terefektif maka proses kerjasama ini diharapkan dapat menjadi alat yang akan mencapai tujuan organisasi maupun tujuan individu. Unsur ketiga adalah tujuan bersama, organisasi dibentuk untuk mencapai tujuan yang lebih besar yang sulit jika dikerjakan oleh seorang individu sehingga dengan kerjasama antara individu maka tujuan-tujuan yang besar dapat tercapai. setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing, jika setiap orang dapat saling mengisi kekurangan dengan kelebihan individu lain maka tujuan bersama akan dapat tercapai dan tujuan masing-masing juga akan diperoleh.
Organisasi tidak berada dalam ruang hampa karena lingkungan disekitar sangat mempengaruhi proses pencapaian tujuan tersebut, dalam perjalannya tujuan organisasi akan sangat berkaitan dengan lingkungan disekitarnya, lingkungan tidak statis tetapi bergerak sehingga tujuan organisasi tentu akan terpengaruh dengan perubahan lingkungan tersebut, perubahan tujuan ini juga tentu akan mempengaruhi proses kerjasama dan tujuan-tujuan individu. Hal ini lah yang menjadi organisasi di era perubahan yang sangat cepat dituntut untuk adaptif dan komitmen kerjasama individu juga akan sangat mempengaruhi tujuan organisasi yang terus berubah dengan tuntutan zaman dan bisa menyebabkan kerjasama dalam organisasi menjadi kabur dan bahkan terpecah yang berakibat pada keretakan organisasi ataupun penurunan motivasi individu dalam organisasi.
Sebuah organisasi juga akan menghadapi siklus mulai dari lahir, berkembang, kemapanan dan menurun. Perubahan eksternal dan inti organisasi yaitu individu-individu di dalamnya juga terus berkembang dan tumbuh, pengaruh perubahan sosial sangat mempengaruhi perkembangan organisasi. Organisasi dapat bergerak adaptif dengan merespon perubahan lingkungan yang terjadi atau kekakuan dalam merespon lingkungan perubahan (Swanson & Holton, 2001). Organisasi yang kaku pada awalnya adalah sebuah kematangan organisasi yang sudah stabil dan efisien sehingga untuk merubah kekakuan tersebut cukup sulit karena sudah terikat dengan efisiensi yang sudah tercapai dengan mengcapture pola terbaik tetapi lingkungan yang berubah membuat organisasi yang stabil di timpa dengan berbagai macam masalah baru dan menjadi tantangan yang sulit, sehingga tidak ada kata stabil dalam organisasi karena lingkungan yang berubah harus membentuk kembali pada pola sebelum mencapai kestabilan dan harus selalu ada usaha yang kontinuitas.
Proses menuju stabil adalah proses yang berat yang membutuhkan sumber daya yang besar dan usaha mencoba dan gagal yang terus dijalankan. Banyak organisasi yang enggan untuk kembali ke masa-masa sulit yang telah dilalui setelah mencapai posisi stabil dan puncak nya. Kestabilan ketika mencapai efisiensi dan efektifitas perlu diwaspadai sebagai bentuk merusak kreativitas, ketika sudah menemukan cara-cara terbaik dan efisien dan mempertahankan efisiensi tersebut akan menghambat ide perubahan inovasi-inovasi yang radikal.
Greiner menjelaskan perkembangan organisasi seiring dengan bertambahnya ukuran organisasi dan perubahan struktur organisasi. Selain perkembangan umur organisasi dalam fase-fase lahir, tumbuh, stabil dan menurun. Dalam prosesnya fase tumbuh ini akan menjadi fase yang sulit dimana organisasi akan terus berubah menjadi bentuk yang terus berkembang, mencari keidealan organisasi yang terus menerus mencari bentuk yang ideal dan stabil. Pada tahapan pertumbuhan juga akan semakin melibatkan banyak orang dan banyak kepentingan, integrasi kolektif, sistem kepemimpiann, fungsi dan pengkalsifikasian serta koordinasi tiap-tiap bidang sampai mencapai puncak efisiensi dan pemaksimalan tujuan. Menurut Stephen P Robbins (2003) waktu organisasi dalam tiap-tiap tahap tidaklah sama, dimana ada yang butuh waktu puluhan tahun dalam tahap perkembangan dan hanya hitungan bulan dalam tahap stabil, tetapi ada juga yang hanya butuh hitungan bulan atau tahun dalam tahap pertumbuhan dan bertahun-tahun dalam tahap stabil.
Tipe Ideal Birokrasi Weber
Birokrasi Weber menjadi tipe yang sangat terkenal di seluruh dunia, banyak lembaga pemerintah dan perusahaan besar mengembangkan konsep birokrasi weber ini dan diterapkan dalam organisasinya tetapi tipe ideal Weber sulit dicapai, tipe ideal weber dirumuskan ke dalam beberapa prinsip antara lain:
Peraturan dalam birokrasi sangat jelas, sangat tertib sehingga akan mempermudah dan mempercepat proses selesainya permasalahan tersebut.
Orang-orang dalam lingkup tugas dan fungsi jelas sesuai dengan kompetensi yang dimiliki (prinsip manajemen scientific digunakan di sini, masing-masing pegawai sangat ahli dan spesialis dengan pekerjaannya serta memiliki kewenangan dalam menjalankan tugas-tugasnya).
Para pegawai ahli dan staf dan pemilik dipisahkan sehingga tidak saling mencampuri jalannya pekerjaan atau mengganggu pekerjaan tetapi hanya bersifat saling mencari pola terbaik dalam mencapai keefektifan.
Adanya prinsip hierarki dan pengawasan serta koordinasi, komunikasi vertikal dan horizontal.
Tindakan, keputusan dan aturan dalam administrasi yang jelas dan menjadi sebuah data yang baik.
prinsip prinsip tersebut diperkuat dan dirancang dengan pikiran rasional bukan emosional, sehingga membuat birokrasi menjadi impersonal dan bergerak seperti sebuah mesin yang sudah tersistem. unsur emosional dianggap menjadi penghalang dalam efisiensi pada sistem ini.
Dalam manajemen ilmiah ada tiga prinsip mengenai pengolahan suatu pekerjaan yaitu:
Pekerjaan dapat dianalisa secara ilmiah, suatu pekerjaan dapat ditelaah secara ilmiah untuk mencapai tingkat terbaik dalam proses pelaksanaanya, hal ini tentu akan sulit jika kembali ke masing-masing aspek tetapi dengan cara yang ilmiah dapat dipecahkan cara terbaik untuk melakukan pekerjaan.
Studi-studi mengenai penjelasan detail dapat menunjukkan cara yang terbaik dalam melakukan suatu pekerjaan dan diperlukan standarisasi serta panduan sehingga setiap orang dapat dengan mudah mencapai cara terbaik secara ilmiah tentu dengan prinsip generalisasi yang tidak mungkin dapat diterapkan ke semua orang tetapi lebih secara general adalah cara terbaik.
Proses pelatihan, pemenuhan kebutuhan individu dalam proses pekerjaan akan menciptakan siklus efisiensi dan efektifitas kerjasama
jika Fedrick W Talor terkenal sebagai Managemen Scientificnya maka Henry Fayol terkenal dengan Management Administrasion. Henry Fayol adalah seorang industrialis perancis yang mengarang buku "General and Industrial administration". Fayol mengembangkan teorinya yang memusatkan pada kegiatan administrasi ke dalam lima fungsi yaitu planning, organizing, command, coordination and control. Kegiatan ini adalah seperti sebuah sketsa yang menempatkan imajinasi ke dalam tulisan administrasi yang selanjutnya dituliskan dalam sebuah planning, lalu dijalankan dengan pengorganisasian dan perintah, kemudian dikoordinasikan dan setelah itu memerlukan kontrol pelaksanaannya
Fayol juga membagi 14 Asas manajemen yaitu pembagian kerja, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan arah, kepentingan umum, timbal balik/upah, sentralisasi, rantai perintah, tertib, keadilan, kestabilan kerja pekerja, inisiatif dan semangat. Manajemen ilmiah lebih kearah meminimalisasikan input dan memaksimalkan output serta menjaga proses agar tetap efisien.
Teori Neo Klasik adalah kritik dari Teori klasik yang mengabaikan faktor dominasi manusia dalam organisasi, manusia adalah makhluk sosial yang berkembang dan tidak dapat dikatakan dalam kondisi stabil selain itu faktor manusia berhubungan dengan manusia lainnya dan lingkungannya akan berdampak perubahan yang terus menerus, yang memicu pada unsur utama dari suatu organisasi, hal ini menjadi ikatan rantai atau siklus yang saling mempengaruhi.
Pendekatan yang menekankan aspek manusia dikenal sebagai pendekatan perilaku/behavioral approach atau pendekatan hubungan kerja kemanusiaan(human relation approach). Perilaku manusia dipelajari secara ilmiah dalam suatu organisasi. Tingkah laku manusia terbentuk dari berbagai aspek seperti sejarah masa lalu, pengetahuan, alam bawah sadar, pengalaman, lingkungan dan organisasi itu sendiri dimana individu berada didalamnya, serta pengaruh-pengaruh dari pola organisasi tersebut. Individu berinteraksi dengan individu lain maupun dengan teknologi. Proses interaksi kerjasama antar manusia dipelajari secara ilmiah kenapa manusia dapat melakukan kerjasama dan kenapa yang lain tidak, salah satu percobaan yang terkenal dalam mempelajari perilaku manusia dalam organisasi adalah percobaan Hawthorne dimana terjadi manipulasi perilaku karyawan dan kondisi kerja yang mengakibatkan peningkatan produktivitas.
Adanya perangkat norma-norma informal dalam organisasi yang mempengaruhi perilaku individu dalam berinteraksi dan bekerja sama, norma-norma informal seperti pekerja dengan umur yang sama lebih cocok bekerja sama dengan pekerja yang seumuran, situasi informal dengan pekerja tersebut akan memberikan hubungan yang kondusif, pekerja yang lebih tua tidak mau diperintah oleh pekerja yang masih muda, hal ini salah satu bentuk budaya timur dan berlaku sesuai informalnya. Hal-hal ini berada diluar jangkauan gaji, bonus dan sebagainya karena permasalahan informal tersebut membuat interaksi individu dalam organisasi akan terpengaruh. Adanya ikatan informal juga memberikan semangat saling membantu menutupi kekurangan dan memacu kelebihan yang ada pada pekerja.
Selain norma sosial, norma agama menjadi salah satu faktor pendorong, ketika seseorang menganggap suatu pekerjaan adalah ibadah dan meyakini pekerjaan tersebut cocok dengan keyakinannya maka semangat kerja akan meningkat dan meningkatkan produktivitas. Norma keyakinan akan lebih didengarkan dibanding perintah manajer, misal norma ketika adzan maka semua pekerjaan berhenti maka mereka yang memiliki keyakinan tersebut akan meninggalkan pekerjaannya ataupun norma formal ketika makan semua harus kumpul dan tidak ada pekerjaan walau sudah diperintah organisasi maka akan terjadi pertentangan norma antara norma yang diyakini kelompok dan norma organisasi yang diwakili oleh manajer. Ketika norma organisasi dilanggar, Punishment adalah potong gaji atau sebagainya tetapi pelanggaran pada norma kelompok adalah dikucilkan dan di acuhkan, hal ini menjadi berat karena faktor hubungan sosial lebih berpengaruh terhadap semangat kerja sehingga dapat mengganggu produktivitas kerjanya. Para pekerja akan lebih mentaati norma kelompok dibanding rangsangan insentif ekonomi atau penghargaan.
Kelompok memainkan peranan yang penting, ketika seseorang yang keras yang sulit diubah ketika memasuki suatu kelompok maka pekerja tersebut akan lebih mudah mengubah perilakunya mengikuti norma yang ada dalam kelompok. Dinamika dan interaksi individu akan memunculkan kelompok informal yang berlandaskan pada kepentingan interaksi yang lebih intensif, rasa senasib dan sepenanggungan akan membentuk kelompok ini menyatakan perubahan pada pimpinan formal. Komunikasi intensif dan dinamis serta adanya kesetaraan dan kedekatan informal membuat proses pengambilan keputusan menjadi demokratis, hal ini sulit dilakukan dalam kelompok hirarkis dimana mengambil keputusan selalu berada di puncak dan komunikasi ke bawah hanya sekedar masukkan yang dalam posisi formal serta terjadi perbedaan kedudukan (tidak ada kesetaraan), posisi dan wewenang terutama dalam hal yang mempengaruhi objektivitas keputusan misal wewenang pemimpin yang dapat membahayakan individu di bawahnya seperti penilaian subjektif atasan maupun rekomendasi yang tidak akan keluar jika bertentangan dengan atasan akan membuat sistem demokratis pekerja sirna.
Mary Parker Follet menekankan pentingnya kelompok sebagai komunitas sosial dalam organisasi, perubahan individu akan sangat dipengaruhi oleh kelompok terdekatnya dalam bekerja. Chester L Barnard melalui karyanya "The Function of The Executive" tujuan individu mencapai keberhasilan harus beriringan dengan tujuan organisasi, perencanaan kebutuhan individu untuk meningkatkan pencapaian tujuan organisasi. Teori Organisasi dengan pendekatan perilaku juga disumbangkan oleh pemikiran McGregor yang terkenal dengan Teori X dan Teori Y, inti dari teori tersebut adalah manusia memiliki faktor intrinsik dan Ekstrinsik dalam bekerja, ketika faktor Intrinsik Manusia bertemu dengan karakteristik pekerjaan maka manusia akan masuk dalam teori Y sementara ketika motivasi intrinsik tidak bertemu dengan karakter pekerjaannya maka akan menjadi teori X, untuk mendorong manusia dengan teori X perlu dimotivasi faktor exterisniknya. Likert (1961) dalam (Tepeci & Bartlett, 2002) yang membagi komponen-komponen keefektifan organisasi menjadi 6 ciri, yaitu: (1) kekuatan motivasional, (2) proses komunikasi, (3) proses interaksi saling pengaruh, (4) proses pembuatan keputusan, (5) perumusan tujuan dan pemberian perintah, dan (6) proses kontrol. Kekuatan motivasional adalah dorongan yang mendasari tindakan dalam mereaksi situasi, tujuan organisasi, dan orang lain dalam organisasi.
Struktur Organisasi
Dalam konsep struktur organisasi, bentuk organisasi adalah suatu upaya untuk mencapai individu-individu yang bekerjasama dengan model organisasi terbaik. Output dan tujuan, meminimilsasi dan memperkecil pengaruh keragamanan individual dalam organisasi dan bentuk penyusunan kekuasaan, pembuatan keputusan dan aktivitas-aktivitas (Hall & Tolbert, 2018). Inti dari struktur adalah langkah efisiensi pencapaian tujuan. Beberapa komponen yang menyusun struktur organisasi menurut Wexley & Yukl (1996) antara lain :
Diferensiasi vertikal atau hirarki kekuasaan
Rentang pengendalian
Sentralisasi kekuasaan
Formalisasi
Departementalisasi
Diferensiasi lini-staf
Metrik organisasi
kelompok panitia/ non permanent/tim or project
Sedangkan Robbins (2003) melihat struktur organisasi sebagai:
Spesialisasi kerja
Departementalisasi
Rantai komando
Rentang kendali
Sentralisasi dan desentralisasi
Formalisasi
Sebuah kritik dalam penelitian Hoy & Miskel (2001) menyatakan bahwa Organisasi adalah kelompok individu yang bekerjasama, masing-masing individu memiliki cara dan keyakinan dalam proses bekerja untuk mencapai tingkat efisiensi, adanya peraturan formal membatasi kebebasan individu tersebut justru merusak semangat kerja individu.
Budaya Organisasi
Budaya mengacu pada nilai-nilai dan norma yang sudah terbentuk dalam kelompok tersebut, perpaduan antara norma yang dianut oleh individu-individu di dalam organisasi serta norma organisasi yang digariskan oleh pemilik organisasi menimbulkan suatu norma baru dalam organisasi. Greenberg & Baron (1995) menekankan bahwa budaya organisasi sebagai sikap, nilai, norma perilaku, ekspektasi yang teridentifikasi dalam suatu organisasi
Schein (1991) menyebutkan konsep budaya ini bersandar kepada:
Tingkatan Asumsi (basic assumption) yaitu pandangan masing-masing individu berdasarkan keyakinan, sosio historis, informasi dan pengetahuan terhadap lingkungan disekitarnya.
Nilai adalah suatu keyakinan yang disepakati oleh banyak orang secara universal dalam suatu wilayah atau dalam organisasi tertentu.
Artefact, adalah suatu hal berwujud hasil dari budaya. artefak bisa dilihat dari susunan ruangan, benda seni atau susunan bentuk barang sebagai bagian dari budaya yang dianut dan dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan budaya. Budaya organisasi dapat dilihat dari gaya bicara, berbusana, cerita yang dipercayai, akronim, penghargaan, dekorasi, logo, layout.
apa yang membentuk budaya organisasi menurut Ostroff, Kinicki & Tamkins (2003) ada 4 (empat) faktor kunci yang membentuk budaya organisasi yaitu:
Nilai-nilai yang dianut anggota dalam organisasi, nilai yang mendominasi akan membentuk kekuatan nilai yang besar sehingga akan mempengaruhi nilai individu yang lain, dominansi nilai ini membentuk budaya organisasi.
Pemimpin (penguasa informal dan Formal), mereka yang berkuasa dalam struktur organisasi akan dapat mempengaruhi struktur di bawahnya, kekuatan penguasa akan menciptakan budaya di bawahnya.
Ritual, adalah kegiatan untuk mengingatkan nilai-nilai organisasi, ritual dan upacara akan membuat pikiran mengingat kembali nilai-nilai yang ditanamkan organisasi yang tergerus oleh nilai-nilai diluar organisasi yang sangat kuat mempengaruhi individu organisasi baik terutama dalam sistem informal di luar organisasi seperti nilai pertemanan, keluarga, agama, budaya teknologi dan sebagainya.
Jaringan komunikasi budaya, yaitu pertukaran nilai antar individu baik langsung maupun tidak langsung
Robbins (2003) mengemukakan tujuh karakteristik budaya organisasi yaitu:
Otonomi individu, berlandaskan sebagai free will dimana setiap individu memiliki hak kebebasan, tanggung jawab, dan kesempatan untuk memberikan yang sesuai freewillnya kedalam organisasi.
Strukrur, bentuk dan sususnan yang memungkinakn gerakan dan batasan seseorang dalam organisasi.
Dukungan, bentuk dorongan untuk mengatasi hambatan-hambatan individu.
Identitas, tanda pengenal mengenai individu atau organisasi yang membuat pihak lain mengenali organisasi dan individunya.
Penghargaan kinerja, alat ukur mengukur hasil kinerja dan perolehan yang didapatkan, dapat menjadi timbal balik tujuan organisasi dan tujuan individu yang berasal dari faktor tersebut.
Toleransi konflik, adalah kemampuan dalam menyikapi konflik, menahan diri, menghargai perbedaan, dan persepsi mengenai potensi di masa yang akan datang.
Toleransi Risiko, kemampuan mengukur batasan resiko dan perilaku keputusan dalam menanggapi risiko tersebut
Fungsi Budaya Organisasi
Menurut Kinicki (2001) ada 4 fungsi budaya organisasi yaitu:
Sebagai identitas organisasi, memberikan gambaran visual dan persepsi mengenai identitas organisasi, sebagai contoh organisasi bea cukai dipandang sebagai organisasi yang basah, korup, penuh penyelundupan, pegawai yang kaya dan hedon, budaya ini sudah tercipta puluhan tahun dan sebagian masyarakat menganggap institusi bea cukai dengan persepsi tersebut. budaya yang dimunculkan oleh pegawai dan organisasi menunjukkan identitas yang dikenali oleh masyarakat
komitmen kolektif, budaya mampu menjaga tindakan dan arahan yang kuat kepada semua individu dalam organisasi.
Stabilitas sistem sosial, menjaga pengaruh sistem dan budaya asing yang merusak, dengan kebudayaan sendiri akan terjaga dari pengaruh-pengaruh tersebut
menurut Robbin (2003) fungsi budaya organisasi adalah sebagai:
1. Peran tapal batas (boundary-defining role)
2. Mekanisme pembuat makna (sense making and control mechanism)
Armia (2002) melakukan penelitian tentang budaya terhadap efektifitas organisasi berdasarkan dimensi budaya oleh Hofstede pada institusi pendidikan dengan memasukkan beberapa faktor intervening. Penelitian Armia dengan judul “Pengaruh Budaya Terhadap Efektivitas Organisasi: Dimensi Budaya Hofstede” menguraikan tentang implementasi dimensi budaya Hofstede pada institusi pendidikan yang diturunkan dari norma-norma sosial dari setiap dimensi budaya yaitu perbedaan kekuasaan, pengelakan terhadap ketidakpastian, individualisme vs kolektivitas, dan maskulinitas vs feminitas. Penelitian Mott dalam Hoy & Miskel (2001) menunjukkan, bahwa ada korelasi yang signifikan kecil antara sentralisasi pengambilan keputusan dengan keefektifan. Pada organisasi yang sangat tersentralisasi, keefektifan cenderung rendah; keefektifan akan tinggi, jika pemimpin membuat struktur tugas – tugas dan iklimnya terbuka
0 comments:
Posting Komentar